Ladrones de tiempo: Cómo gestionarlos

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La semana pasada te contaba cómo identificar a los ladrones de tiempo, ¿recuerdas? Los agrupamos en dos grupos:

 los que no dependen de ti (imprevistos)

y los que sí dependen de ti (malos hábitos).

Ahora vamos a ver cómo podemos actuar sobre ellos.

Los que no dependen de ti (imprevistos)

Respectos de los imprevistos, obviamente no los podemos evitar, ni siquiera esquivar, pero lo que sí podemos hacer es emplear el tiempo justo en ellos, actuar nosotros sobre ellos y no ellos sobre nosotros. Y lo más importante: utilizar el valioso mientras. Mientras estoy en la cola, voy a aprovechar para leer los whatsapps, o incluso: Ya que tengo que ir a la administración, voy a llevarme este artículo que tengo que revisar por si me encuentro con alguna cola y así lo voy leyendo mientras. O bien: mientras me arreglan el ordenador voy a leer los whatsapps o a ordenar el papelo del cajón. O bien has tenido una avería con el coche y mientras llega la grúa aprovechas para hacer esas tres llamadas pendientes. O, en el caso de un accidente o imprevisto similar, tener siempre presente que este tiempo que está transcurriendo corresponde a nuestra jornada laboral y no debemos explayarnos con el tiempo (y por accidente no me refiero a un golpe con el coche, sino a cosas más mundanas como que se nos caiga el café por el pasillo…).

Básicamente es un ejercicio de consciencia, ser consciente durante estos imprevistos de que el tiempo que está transcurriendo está siendo robado de otra tarea que teníamos prevista, por lo que debemos pararnos un momento a pensar qué tarea es la que se va a ver afectada y cómo puedo recuperar el tiempo que le pertenece. Te lo explico con un ejemplo:

Me veo en un atasco (a media mañana cuando he ido a hacer un recado de trabajo) y no puedo reducir el tiempo de ese recado, por tanto se verá reducido mi tiempo a la vuelta al trabajo. Entonces pienso:

1- Qué tareas tengo qué hacer cuando vuelva al trabajo

2- Cuál puedo reducir o simplificar

3- Cuál puedo hacer ahora mientras estoy en el coche (hacer una llamada o delegar alguna tarea)

4- Cuál deberé posponer

5- Cuál es esencial que haga (ésta la colocaré en primer lugar para cuando vuelva).

De este modo estamos minimizando el tiempo robado, e incluso algunas veces nos entran superpoderes y logramos producir más resultados que si la jornada hubiera sido habitual.

Los que sí dependen de ti (malos hábitos)

Veamos ahora los que dependen directamente de nosotros y cómo podemos gestionarlos, bien bloqueándolos o bien manejándolos adecuadamente para que nos roben el menor tiempo posible.

¿A que si te pregunto cuál es el ladrón más gordo, el caco más caco, el que te roba más tiempo actualmente eres capaz de decírmelo sin parpadear? Exacto, el móvil, el smartphone, el teléfono, el celular.

¿Estás seguro que tienes que atender el teléfono cada vez que suena? ¿Tienes que mirar el whatsapp cada vez que pita? No, ¿verdad? No cada vez, piénsalo. Incluso si tu teléfono es tu herramienta de trabajo porque es donde recibes los encargos, deberías darte un tiempo determinado para atender llamadas, y otro para ejecutar los pedidos. Si no, te conviertes en esclavo del teléfono.

Si no necesitas tu móvil personal para trabajar, no estés mirando el whatsapp cada vez que suene, porque sólo mirarlo supone una distracción, y ya si lo abres y lo lees entonces te dispersas de lo lindo.

Si estás esperando una llamada importante obviamente sí, pero piensa bien si todos los días estás esperando un llamada importante. Que te llamen del colegio porque tu hijo se ha caído en un charco y está empapado cual besuguito no entra en esta categoría de “estar esperando una llamada importante”, porque sí, es importante, pero no, no la estás esperando. Con mirar el número y descartar esa posibilidad es suficiente para no atender el teléfono, pero ante la duda… no hace falta que siga, ¿verdad?

Se trata de evitar llamadas innecesarias, de ofertas de operadores de telefonía, de encuestas y sondeos, de publicidad… de ladrones de tiempo. Otorga una franja horaria a atender y devolver llamadas; fuera de ese horario no procede atenderlas. O a la inversa: cuando estés realizando determinadas tareas, no te dejes interrumpir; para el resto del día, sí.

Pero el tema de llamadas da para otro post, así que más adelante os contaré cómo gestionar las llamadas y evitar que nos asalten las tareas “urgentes” que nos impiden hacer aquella otra “urgente” que queríamos hacer desde primera hora de la mañana.

Si revisar el correo te lleva todos los días más tiempo del que deseas, es que algo no funciona. Deberás invertir un día en optimizar tu buzón de forma que agrupes los correos por categorías, con etiquetas, mejorando la detección de spam… Cada día hay más herramientas que nos lo facilitan, así que emplea tiempo en aprender a hacerlo porque no será un gasto de tiempo sino una inversión, ahorrarás a diario con un correo que trabaje por ti.

En cuanto a las visitas, a las conversaciones con compañeros, al café, al cigarrito en las escaleras… Es fácil saber que en muchas ocasiones se nos va más tiempo del necesario, ¿me equivoco? Otórgales un tiempo antes de iniciarlo y respétalo, porque es tu decisión y te estarás respetando a ti mismo. Porque son necesarias todas, pero en su justa medida.

Si tu equipo material de trabajo no funciona de la manera adecuada, no podrás trabajar adecuadamente. Simple, ¿verdad? ¡Pues qué complicado es cumplirlo! Y es que nunca sabemos si nos merece la pena invertir el dinero en un ordenador nuevo, o en un programa, o una nueva herramienta de trabajo, o incluso en una persona que gestione esa tarea tan tediosa que nos lleva de cabeza desde hace meses.

¿Quieres saber cómo puedes ayudarte a resolverlo?

Mídelo. Mide tu tiempo. Calcula cuánto vale tu tiempo y cuánto te está costando esa tarea que sabes que estás tardando más en cumplirla por culpa de una falta de recursos o un fallo en ellos.

Si no se te dan bien las finanzas y cada vez que tienes que presentar la declaración de impuestos te llevas tres meses en los que no haces casi otra cosa más que intentar aprender a hacerlo o simplemente intentar que te salga, tal vez deberías plantearte si tres meses de tu trabajo valen lo mismo que contratar a una persona externa que lo haga. Porque a lo mejor te cuesta lo mismo que tres semanas de tu trabajo, con lo que ahí te estás ahorrando más de dos meses. Piénsalo. Mídelo.

A lo mejor empleas el doble de tiempo en trabajar en el ordenador porque tiene tantos años que se bloquea contínuamente… ¿Cuánto tiempo de más estás empleando? ¿Cuánto vale ese tiempo? ¿Cuánto tiempo tiene que pasar para que ese dinero que estás perdiendo cueste lo mismo que un ordenador nuevo? Ahí lo tienes. Piénsalo. Mídelo.

Porque como todos sabemos Time is money, o como dirían Les Luthiers, “El tiempo es un maní” (jajaja!)

Espero haberte ayudado a identificar y gestionar tus ladrones de tiempo y que mis ideas te sirvan de algún modo. ¿Cuáles son tus mayores ladrones de tiempo? ¿Qué haces tú para esquivarlos? Me encantaría que me contaras si has puesto en práctica algunas de mis ideas y si has conseguido algo con ellas.

¡Estoy deseando leer tus comentarios!

Ginger

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